Domiciliation: Quand devriez-vous demander un EIN ?

Lorsque vous créez une entreprise telle qu’une société à responsabilité limitée (SARL), une société ou un partenariat, vous devez demander un EIN au moment où l’IRS exige que vous en ayez un, ou avant d’effectuer les étapes de configuration clés qui en dépendent.

En règle générale, le moment de demander un EIN est immédiatement après avoir suivi l’une des étapes suivantes :

• Création d’une SARL, d’une société ou d’un partenariat (les SARL à un seul membre peuvent retarder, mais dans de nombreux cas ne devraient pas le faire)
• Embaucher ou projeter d’embaucher des employés
• Choisir le statut de S-Corporation
• Ouvrir un compte bancaire professionnel
• Établir la paie ou s’inscrire aux impôts de l’État
• Demander des licences ou des permis commerciaux
• Travailler avec des fournisseurs ou des clients qui ont besoin d’un EIN à des fins de reporting

L’essentiel est que vous devez demander un EIN dès que votre entreprise a été enregistrée auprès de l’État et avant toute activité fiscale, bancaire ou salariale. Il est important de demander un EIN sans tarder, car attendre peut tout ralentir et empêcher votre entreprise de fonctionner.

Tous les types d’entités commerciales ne sont pas tenus d’avoir un EIN, mais vous en aurez généralement besoin si :

• Votre entreprise a des employés
• Vous opérez en tant que société ou société de personnes
• Vous produisez des déclarations de paie, d’accise ou certaines déclarations de revenus fédérales
• Vous retenez les impôts sur les revenus payés aux non-résidents américains

Même s’il n’est pas tenu d’avoir un EIN, un propriétaire unique peut bénéficier d’en obtenir un pour éviter les retards dans le fonctionnement de l’entreprise, protéger son numéro de sécurité sociale contre une utilisation excessive et garder son entreprise prête à évoluer.

Qu’est-ce qu’un EIN ?

Un EIN, souvent appelé numéro d’identification fiscale fédéralest un numéro à neuf chiffres émis par l’IRS pour identifier une entreprise à des fins fiscales fédérales et de déclaration. Il fonctionne un peu comme un numéro de sécurité sociale pour une entreprise.

Une fois attribué par l’IRS, un EIN n’expire jamais ni n’est réaffecté à une autre entreprise, même si l’entreprise ferme ses portes. Cela dit, l’IRS peut désactiver un EIN lorsqu’une entreprise ferme ses portes, à condition que toutes les déclarations de revenus finales soient déposées et que les impôts impayés soient payés.

Dans certaines situations, telles que le changement de type d’entité commerciale (par exemple, la fermeture d’une LLC et la transformation en société), vous devrez peut-être demander un nouvel EIN. Cependant, les changements de routine, tels que le changement de nom ou d’adresse d’entreprise, ne nécessitent pas de nouvel EIN.

À quoi sert un EIN ?

L’IRS utilise l’EINS pour identifier les entreprises qui doivent produire des déclarations de revenus. Une entreprise a également besoin d’un EIN pour :

• Ouvrir des comptes bancaires professionnels
• Demander des licences et des permis commerciaux
• Configurer la paie et s’inscrire aux impôts fédéraux et étatiques
• Faire une demande de carte de crédit professionnelle ou de financement
• Remplir les W-9 pour les fournisseurs et les clients

Tout aussi important, l’utilisation d’un EIN au lieu d’un numéro de sécurité sociale permet de séparer l’entreprise de son propriétaire – un élément clé pour maintenir une protection à responsabilité limitée. Brouiller cette frontière peut exposer les propriétaires à une responsabilité personnelle si l’entreprise est confrontée à des dettes, à des pénalités ou à des poursuites.

Quand un EIN est-il requis ?

Selon l’IRS, une entreprise doit généralement avoir un EIN si elle :

• Embaucher des employés
• Fonctionner en tant que société de personnes ou société
• Déclarez les taxes d’accise, de paie ou de vente
• Changer la structure de son entreprise ou sa propriété
• Administrer certaines fiducies, régimes de retraite ou successions

Un propriétaire unique sans employés ni régime de retraite peut utiliser un numéro de sécurité sociale au lieu d’un EIN. Cependant, de nombreux entrepreneurs individuels choisissent d’obtenir un EIN pour séparer les finances professionnelles et personnelles et réduire l’exposition au SSN.

Quel est le meilleur moment pour demander un EIN ?

Dans la plupart des cas, l’IRS recommande de demander un EIN une fois que votre entreprise a été légalement créée auprès de l’État. Cela garantit que les informations figurant sur votre demande d’EIN, telles que le type d’entité et la date de création, sont exactes et définitives.

Voici quelques points à retenir :

• Les sociétés et les partenariats ne peuvent pas demander un EIN tant que la formation n’est pas terminée
• Les SARL qui appliquent trop tôt risquent des retards de traitement IRS ou une confusion avec des entreprises portant le même nom.

Une exception à ces directives de calendrier s’applique aux entrepreneurs individuels qui ne constituent pas une nouvelle entité juridique. Ils peuvent demander un EIN à tout moment.

Comment demander un EIN ?

Pour les entreprises dont le principal établissement est aux États-Unis ou sur un territoire américain, la méthode la plus rapide est l’assistant EIN en ligne de l’IRS, qui délivre les EIN immédiatement après approbation. Voici quelques éléments à garder à l’esprit :

• La candidature doit être complétée en une seule session et expirera après 15 minutes d’inactivité
• Le demandeur doit être la partie responsable (la personne qui contrôle l’entreprise) ou un représentant autorisé.

Vous aurez besoin des informations suivantes lors de votre candidature :

• Nom de la partie responsable et numéro de sécurité sociale ou numéro d’identification individuel du contribuable
• Nom légal de l’entreprise
• Objectif commercial
• Type d’entité
• Adresse postale
• Date de début d’activité
• Nombre d’employés (actuels ou attendus d’ici 12 mois)
• Date de début de paie (le cas échéant)
• Raison de la candidature

Les entreprises ayant leur principal établissement en dehors des États-Unis ne peuvent pas postuler en ligne, mais peuvent le faire par téléphone, fax ou courrier via l’IRS.

L’IRS ne facture pas de frais pour émettre un EIN. Pourtant, la précision compte. Les erreurs sur une application EIN peuvent entraîner des retards dans l’embauche, les opérations bancaires, les licences, la configuration de la paie et les déclarations de revenus. Si vous ne savez pas si vous avez besoin d’un EIN ou si vous souhaitez éviter des erreurs coûteuses, travailler avec un professionnel peut vous aider à garantir que tout est fait correctement dès le départ.