Domiciliation: Quelle est la différence entre la tenue de livres et la comptabilité ?

Bien qu’un comptable ou un cabinet comptable puisse offrir des services de tenue de livres, les comptables peuvent ne pas être des CPA agréés, avoir suffisamment de connaissances pour vous guider dans les déductions ou offrir des services de préparation de déclarations de revenus même s’ils ont un PTIN. La comptabilité et la tenue de livres font toutes deux partie du suivi de vos bénéfices et de vos dépenses, et toutes deux contribuent à la fiscalité et à la croissance de votre entreprise, mais elles servent des objectifs différents.

Connaître les différences vous aidera à savoir lequel embaucher en premier et à qui vous adresser pour des types spécifiques de services et de conseils. C’est là que nous intervenons.

Ce guide commence par les définitions des deux pour expliquer clairement en quoi les deux sont différents. Nous aborderons ensuite leurs responsabilités et la manière dont ces deux types distincts de professionnels de la finance travaillent ensemble pour aider votre entreprise à réussir.

Que sont la comptabilité et la tenue de livres

• La comptabilité est le processus de tri, de stockage et de reporting des transactions financières pour déterminer la santé financière d’une entreprise afin que les parties prenantes puissent prendre des décisions concernant la croissance et la réduction des effectifs, que les impôts puissent être traités, que les RH sachent quels avantages l’entreprise peut se permettre d’offrir à ses équipes et toute autre décision impliquant des finances.

• La tenue de livres est l’enregistrement et le tri quotidiens des transactions, y compris les comptes clients, les achats et les paiements, dans le grand livre de l’entreprise (également appelé « le livre »). La comptabilité les trie en groupes utilisables pour faciliter l’analyse des finances pour la préparation des déclarations de revenus, les rapports financiers et la prise de décision, tout en traitant également les paiements, y compris la paie et les factures des fournisseurs.

Ni les comptables ni les teneurs de livres n’ont besoin d’être agréés, mais un CPA qui signe des rapports d’audit, des documents destinés au gouvernement, y compris des audits de l’IRS et des dépôts auprès de la SEC, ainsi que des documents juridiques dans lesquels des informations financières sont transférées ou divulguées qui nécessitent un CPA aura besoin d’une licence. Si un comptable ou un teneur de livres propose un service de préparation de déclarations de revenus et encaisse les paiements, il aura besoin d’un numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN) qui sera inclus dans la soumission.

Embaucher un comptable avant un comptable est une bonne décision si vous avez les connaissances nécessaires pour faire vos propres impôts avec précision et que vous souhaitez libérer du temps pour gérer votre entreprise au lieu de déclarer les dépenses et de gérer la paie. Si vous n’êtes pas doué pour télécharger des reçus et que le souci du détail n’est pas votre point fort, les comptables garderont votre grand livre propre et réduiront les erreurs.

Il est préférable d’embaucher d’abord un comptable plutôt qu’un commis-comptable lorsque vous voulez vous assurer que vos impôts sont correctement faits avec les déductions maximales autorisées ; vous souhaitez protection et représentation lors d’un audit IRS ; ou vous envisagez d’entrer dans un cycle de croissance et souhaitez développer vos opérations, embaucher ou réaliser des investissements. Les cabinets comptables ou un cabinet de conseil individuel peuvent proposer des services de tenue de livres moyennant un petit supplément. Tout dépend de ce qui différencie les deux professionnels dans leurs responsabilités.

Les différences de responsabilités

La principale différence entre la tenue de livres et la comptabilité réside dans le fait que les comptables enregistrent et traitent les transactions dans le grand livre tout en s’assurant qu’elles sont correctes, et que les comptables analysent les données des livres à des fins de prise de décision. Même s’ils peuvent être similaires, les rôles principaux sont différents.

Responsabilités du comptable :

Le comptable est chargé de :

• Frais de classement et de tri.

• Envoi des factures et enregistrement des comptes clients (paiements).

• Faire correspondre les dépenses du crédit renouvelable (cartes de crédit et marges de crédit) avec les frais bancaires ou de coopérative de crédit.

• Calculer et traiter la paie, y compris les déductions fiscales.

• Produire des états financiers, y compris le bilan d’une entreprise, le compte de résultat, les états de profits et pertes (P&L) et l’annexe C (formulaire 1040) si vous êtes un entrepreneur individuel ou une SARL unipersonnelle.

• Vérifier l’exactitude des comptes dans le grand livre général (postes) pour s’assurer que chaque décimale est au bon endroit et que les montants correspondent aux encaissements et aux dépôts.

• Suivi de la valeur des actifs, y compris les stocks invendus et les stocks supplémentaires.

• Effectuer des paiements aux fournisseurs, notamment les services publics, les fournisseurs, les compagnies d’assurance, les entrepreneurs, les propriétaires et les institutions financières.

Si de l’argent entre et sort d’une entreprise, c’est le comptable qui le contrôle. C’est également la raison pour laquelle ils gèrent le grand livre de votre entreprise, car ils connaissent le mieux ce qui est dépensé et ce qui entre, et le comptable suivra les frais appliqués en conséquence.

Responsabilités du comptable :

Le travail d’un comptable consiste à :

• Analysez les états financiers pour produire des recommandations sur la façon de dépenser, d’économiser ou de maintenir les flux de trésorerie dans la bonne direction.

• Guider la stratégie financière de l’entreprise.

• Déclarez vos impôts, rapprochez les informations et les documents avec l’IRS et la SEC et représentez l’entreprise lors d’un audit de l’IRS.

• Décidez quand il est temps de réduire les coûts et quels coûts peuvent être réduits pour maintenir l’entreprise à flot.

• Effectuer des audits de conformité pour garantir que les exigences légales sont respectées en matière de lois fiscales et de réglementations sectorielles, ou travailler avec le directeur financier pour Loi Sarbanes-Oxley (SOX) et appliquer les principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Votre équipe comptable est responsable de tout ce qui implique la prise de décision financière, y compris la croissance, l’embauche, la réduction des effectifs et la planification future. Ils gèrent tout ce qui comporte un mélange d’informations juridiques et financières, y compris les taxes, et préparent les documents pour l’équipe de direction qui sont rendus publics, et effectuent des évaluations lorsque vous avez besoin de réduire les coûts, d’augmenter l’efficacité et de rester conforme aux meilleures pratiques financières.

Quand les deux travaillent ensemble

Alors que les comptables s’occupent des impôts et que les teneurs de livres gèrent les déductions fiscales sur la paie, les responsabilités des deux ne sont pas aussi similaires qu’il y paraît. Mais ils ont quelques croisements.

Le premier endroit qu’ils traversent, c’est au moment des impôts. Votre comptable gère vos chiffres annuels pour créer des états financiers afin que votre comptable puisse examiner et traiter vos impôts.

Les comptables vous aideront à trouver des moyens d’économiser de l’argent lorsque vous avez besoin d’une réserve plus importante pour investir, embaucher ou ajouter de nouveaux avantages, et le comptable sera en mesure de recommander rapidement les dépenses qui peuvent être réduites.

Lorsqu’il s’agit d’achats d’équipement coûteux et déductions comme l’article 179 et Règle des 6 000 livresvotre comptable vous recommandera si vous devez utiliser la déduction ou l’amortissement pendant que le comptable effectue les paiements et applique les dépenses et la valeur des actifs dans les livres. Il en va de même pour son financement.

Votre comptable vous aidera à trouver la meilleure option pour financement d’équipement et ils vous aideront à organiser vos documents financiers pour vous aider avec la demande. Une fois approuvé, votre comptable ajoutera l’argent à votre grand livre et commencera à effectuer des paiements selon les termes du prêt commercial.

Les teneurs de livres et les comptables travaillent main dans la main lorsqu’il s’agit des finances de votre entreprise. Le comptable s’assure que tout est comptabilisé et que votre grand livre est propre tandis que votre comptable utilise ces informations pour vous aider à prendre des décisions basées sur les finances et pour des travaux juridiques comme les impôts.

National Funding ne fournit pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d’information uniquement. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables.